File dokumentasi dibagi menjadi empat kategori, yaitu :

1. Dokumen baru : File yang belum "dibooking" oleh siapapun juga, sehingga bebas untuk diterjemahkan oleh siapapun, dengan syarat menghubungi maintainer untuk mengkonfirmasikan bahwa Anda hendak menerjemahkan file tersebut. Jika terdapat broken link, maka harap segera memberitahu maintainer untuk segera dihapus atau diupdate.
2. Diterjemahkan : File yang sudah "dibooking" oleh orang lain, sehingga Anda tidak berhak untuk menerjemahkannya secara langsung. Silahkan hubungi penerjemah yang bertanggung jawab untuk dokumen tersebut ataupun menjadi reviewer ketika file masuk ke tahap revisi. File yang masuk bagian ini masih bersifat file asli, sehingga masih dalam bahasa Inggris, hanya saja sudah ada nama penerjemahnya. Untuk mendapatkan versi bahasa Indonesia, Anda harus menunggu sampai file tersebut masuk tahap revisi.
3. Revisi : File yang sudah selesai diterjemahkan dan masuk ke tahap revisi sebelum akhirnya diupload di situs dokumentasi OpenOffice.org.
4. Selesai : File yang sudah selesai direvisi dan siap untuk dikirimkan ke maintainer pusat di situs dokumentasi OpenOffice.org oleh maintainer lokal.