Secara umum, cara terbaik untuk mencetak spreadsheets yang besar adalah untuk mem-preview hasil terlebih dahulu, lalu menyesuaikan setting printer untuk mendatangkan hasil yang diinginkan. Prosedur kecil berikut ini akan menjelaskan pilihan utama untuk mencetak spreadsheets.

Mem-previewing area cetak:

• Dengan kondisi spreadsheet terbuka, buka File > Page Preview pada menu drop-down menus
• Dalam jendela yang muncul, gunakan tombol navigasi pada tool bar untuk melihat hasil cetak. Jika spreadsheet terlalu besar untuk satu halaman, beberapa kolom mungkin muncul pada halaman tambahan
• Untuk menutup jendela preview, klik pada tombol Close Preview pada sisi kanan dari tombol navigasi pada toolbar
• Lakukan pengaturan pada setting pencetakan, lalu lakukan preview kembali. Ulangi langkah-langkah ini hingga sesuai dengan format yang dikehendaki

Catatan: Perintah ini mengijinkan Anda untuk melihat penomoran halaman aktual untuk data yang hendak Anda cetak. Hal ini sangat berguna hanya ketika sebagian dari spreadsheet yang hendak dicetak, atau ketika beberapa jangkauan diasosiasikan oleh satu file Calc.

Memformat halaman:

• Dengan kondisi spreadsheet terbuka, buka Format > Page... pada menu drop-down menus
• Pada dialog yang muncul, pilih tab Page
• Tentukan ukuran halaman
• Tentukan orientasi dari halaman : klik pada checkbox disebelah Portrait atau Landscape
• Tentukan margin, jika diperlukan
• Tentukan perataan tabel untuk meratakan tabel pada halaman
• Klik OK, atau klik tab lain pada kotak ini untuk mengakses pilihan pemformatan lainnya

Mengatur pemotongan halaman:

• Dengan kondisi spreadsheet terbuka, buka View > Page Break Preview
• Letakkan kursor diatas salah satu garis batas halaman (biru), lalu geser setiap batas untuk menyesesuaikan batas halaman sesuai keinginan
• Untuk menonaktifkan view ini, pilih View > Page Break Preview

Catatan: Jika semuanya tampak berwarna abu-abu, hal ini berarti tidak ada pilihan pencetakan yang didefinisikan. Jika sebuah pilihan pencetakan didefinisikan, area cetak akan tampak dengan background bewarna putih dan outline berwarna biru pada batas halaman. Tulisan 'Page N' yang berwarna abu-abu, dimana 'N' adalah urutan nomor halaman untuk sheet, akan muncul pada bagian tengah area cetak. Jika tidak ada pilihan pencetakan yang didefinisikan, ikuti instruksi berikut.

Melakukan setting area yang akan dicetak:

• Buka sheet yang akan disetting
• Klik dan geser untuk memilih area dari sheet yang akan dicetak
• Pada menu drop-down menus, pilih Format > Print Ranges > Add
• Ulangi langkah diatas untuk setiap sheet dari file yang akan dicetak

Menyesuaikan hasil pencetakan agar sesuai pada satu halaman:

• Dengan kondisi spreadsheet terbuka, buka Format > Page...
• Pada dialog yang muncul, pilih tab Sheet
• Pada sisi kanan bawah dari dialog, terdapat kontrol skala Reduce/enlarge printout. Masukkan sebuah nilai yang Anda anggap akan membuat data sesuai pada halaman
• Klik OK
• Gunakan Page Preview (instruksi diatas) untuk melihat sebuah preview dari apa yang akan dicetak. Lakukan pengaturan ulang jika diperlukan

Menyesuaikan jumlah maksimal halaman dimana penyesuaian akan dilakukan:

• Dengan kondisi spreadsheet terbuka, buka Format > Page...
• Pada dialog yang muncul, pilih tab Sheet
• Pada sisi kanan bawah dari dialog, terdapat kontrol skala Fit printout on number of pages. Masukkan sebuah nilai yang Anda inginkan untuk hasil cetak
• Klik OK
• Gunakan Page Preview (instruksi diatas) untuk melihat sebuah preview dari apa yang akan dicetak. Lakukan pengaturan ulang jika diperlukan

Mencetak hanya sebagian dari spreadsheet (beberapa baris atau kolom):

• Pada spreadsheet dimana data berada, klik dan geser mouse pada sel untuk memilih baris atau kolom yang hendak dicetak
• Pilih Format > Print Ranges
• Pada dialog yang muncul, klik pada checkbox disebelah Edit... pada sisi kiri bawah
• Klik OK

Catatan: Mencetak sekumpulan data juga dikontrol oleh penskalaan pencetakan. Jika data yang dipilih tidak tidak sesuai pada nomor halaman yang diharapkan, lakukan pengaturan skala menggunakan prosedur diatas (skala dengan persentase atau nomor halaman).

Mengedit hasil pencetakan:

• Dengan kondisi spreadsheet terbuka, buka Format > Print Ranges > Edit.
• Pada dialog yang muncul, lihat pada setting Print range. Kemungkinan nilainya adalah user defined dan menunjukkan sekumpulan sel
• Sesuaikan definisi sel dalam kumpulan sel, atau pilih None untuk menghapus pilihan pencetakan
• Klik OK
• Jika tidak terdapat setting, atau mereka sudah dihapus, gunakan salah satu metode lain yang ditunjukkan untuk menentukan pilihan pencetakan Anda

Mencetak sebuah spreadsheet pada posisi tengah halaman:

• Dengan kondisi spreadsheet terbuka, buka Format > Page...
• Pada dialog yang muncul, pilih tab Page
• Pada bagian Table alignment, pilih (atau hilangkan pilihan) kotak disebelah Horizontal dan Vertical. Visualisasi dari setting perataan tabel akan ditampilkan pada sebuah grafis kecil pada halaman yang sama sebagai parameter

Untuk informasi lebih lanjut:

• How to Set the Printing Settings